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Comment manager une équipe à distance?

Si vous gérez une équipe virtuelle, vous n’êtes pas le seul. Les entreprises ont de plus en plus tendance à :
1. faire appel à des consultants ou freelancers extérieurs à l’entreprise ;
2. gérer des projets internationaux impliquant des acteurs aux quatre coins du monde.

Gérer une équipe virtuelle peut être un véritable challenge. 

Comment éviter ces écueils ? Les travaux de recherche en management montrent plusieurs voies.

La première concerne la manière de composer les équipes : les qualités relationnelles et le savoir-être doivent être prises en compte bien plus que dans une équipe classique, où l’expertise pure pourra être privilégiée. L’empathie, la capacité à comprendre et s’intéresser au contexte dans lequel évolue son interlocuteur, sont autant de compétences qui limiteront les dommages causés par la distance.
De même, à chaque fois que cela est possible on veillera à ce que toute nouvelle équipe se construise autour d’un petit noyau de personnes qui ont déjà eu l’occasion de travailler ensemble auparavant.

La seconde préconisation est d’utiliser au maximum les outils qui permettent de communiquer de manière synchrone (vidéoconférence) et de visualiser les choses (écrans partagés, tableaux interactifs).
Le but est de se rapprocher des conditions réelles de collaboration en face-à-face. Les études montrent en effet que le réflexe naturel en situation de collaboration à distance est de privilégier la communication par emails ou par forums de discussion.
C’est compréhensible, tant planifier une réunion peut se révéler être un casse-tête lorsque plusieurs fuseaux horaires sont concernés. Mais il faut combattre ces habitudes et instaurer des vidéoconférences régulières tout au long du projet.
Un autre trait caractéristique est le flou qui subsiste souvent sur l’utilisation de la vidéo pendant les réunions virtuelles.

Que penser face à un interlocuteur qui, sans raison apparente, ne déclenche pas sa caméra et se contente du son ?

Est-ce pour pouvoir faire autre chose pendant la réunion ? Sera-t-il vraiment impliqué dans les discussions ? De manière générale, le manager doit consacrer en amont d’un projet du temps pour édicter avec son équipe une sorte de charte qui définit clairement les règles sur la manière de communiquer : technologie utilisée, fréquence, délais de réponse requis, etc. Veiller au respect de ces règles est partie intégrante de sa mission.

C’est un fait, un leader du 21ème siècle se doit de savoir diriger une équipe virtuelle.

La raison en est simple : dans un processus d’expansion ou d’internalisation, ce modèle de gestion se révèle indispensable pour pouvoir faire face à la concurrence. Opérer dans différents pays nécessite une flexibilité et une mobilité que seul le travail à distance permet.

Voici 10 idées pour manager une équipe virtuelle: 

1 – Définir une méthode de travail partagée
Une bonne part du succès d’une équipe virtuelle repose sur la fluidité de la communication entre ses membres. Il est donc impératif de mettre en place des processus qui garantissent transparence, clarté, efficacité dans les échanges, donc dans le travail. Par exemple, il faut s’assurer que les informations importantes sont bien transmises et de manière fiable.
Vous pouvez construire ensemble un tableau de bord et une charte de fonctionnement qui fixeront les règles du jeu en matière d’échanges de documents, d’organisation des réunions, de canaux de discussion, de délais de réponse, etc.

2 – Fixer des objectifs clairs
Quels sont les objectifs ? Qui fait quoi ? De quelle façon ? Avec qui ? La dimension virtuelle de l’équipe oblige à encore plus de rigueur dans la définition des objectifs et les moyens pour les atteindre. C’est vrai aussi bien pour le quotidien que pour des opérations plus exceptionnelles comme le lancement d’un produit ou d’un projet d’entreprise.
Cela suppose de fixer des points d’étape réguliers, collectifs et individuels, pour s’assurer que tout le monde avance dans la même direction.

3 – Sélectionner les participants
Tout le monde n’est pas apte à travailler dans une équipe virtuelle. Cela suppose de disposer d’une certaine maturité, d’avoir le sens du travail collectif, d’être capable de se soutenir mutuellement, de s’organiser, de faire preuve d’initiative, et de partager l’information.
Le rôle du manager s’avère crucial pour développer ces compétences chez les moins entrainés.

4 – Instaurer un climat de confiance
Distance peut rimer avec défiance. Il peut être difficile d’asseoir son leadership dans des relations virtuelles qui font intervenir des collaborateurs dispersés sur des sites différents. D’où l’importance d’instaurer des relations de confiance, de préférence en amont de toute rencontre collective.

5 – Etre crédible
Mettre de l’émulation dans une équipe virtuelle suppose d’être soi-même à l’aise et exemplaire dans l’exercice. On perdrait vite sa crédibilité en laissant paraître que l’on est pas, soi-même, familiarisé avec les réunions en ligne… Le mieux est de s’entraîner en amont, y compris à l’usage des outils choisis. Et de respecter les règles du jeu que vous vous êtes fixées !

6 – Impliquer tout le monde dans les discussions
Dans une équipe virtuelle, il est souvent plus difficile de participer lorsqu’on souffre d’inhibition. Il existe un réel risque de laisser certains collaborateurs au bord du chemin ou tout au moins de ne pas profiter pleinement de leur potentiel, car ils se cachent derrière leur discrétion.
Il est donc important de créer les conditions pour que chacun puisse exprimer son potentiel, et être valorisé par le travail d’équipe.

7 – Conserver des liens individuels
Justement parce que chaque collaborateur d’une équipe virtuelle est souvent isolé, le manager doit prendre soin de maintenir un contact individuel avec chacun d’entre eux. Un point téléphonique régulier, des messages électroniques, les moyens ne manquent pas pour garder un lien direct qui humanise la relation.

8 – Sélectionner les bons outils
Les outils de travail collaboratifs ne manquent pas. Encore faut-il sélectionner ceux qui sont les mieux adaptés à vos objectifs et à vos projets. N’hésitez pas à les tester avec votre équipe pour adopter ceux qui vous conviennent le mieux.
D’une manière générale, il est nécessaire de disposer de moyens qui permettent de communiquer de manière synchrone, comme la vidéoconférence, et de visualiser les sujets : écrans partagés, tableaux interactifs.

9 – Privilégier des réunions courtes
Les réunions en ligne supportent très mal le bavardage ou les digressions. Mieux vaut donc bien cadrer leur contenu et leur durée. Davantage encore qu’en présentiel, la réunion virtuelle nécessite que quelqu’un distribue la parole de façon très rigoureuse pour éviter que les interlocuteurs ne s’interrompent – à la manière d’un journaliste aux commandes des matinales de radio. L’un des intérêts du virtuel, c’est qu’il oblige à s’écouter sous peine de créer un brouhaha inaudible !

10 – Sortir du virtuel
De temps à autre, il est bon de réunir l’équipe physiquement !

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