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9 outils pour accroître sa productivité en travaillant à distance

Parmi les risques du travail à distance , il y a celui de ne pas réussir à communiquer et à collaborer correctement avec ses collègues. Pour éviter cela, pensez à utiliser des outils correspondant à votre besoin.

En effet, un outil de gestion de projet aide à planifier et à organiser les tâches, les assigner aux différents collaborateurs et suivre le chemin de progression de la tâche en question. Choisissez une solution intuitive qui puisse vous servir de To-do-list.

En outre, l’utilisation d’une messagerie instantanée est désormais incontournable pour toutes les entreprises, même pour celles qui n’autorisent pas le télétravail. Pouvoir communiquer facilement avec toutes les personnes de son organisation est essentiel. Adoptez un outil qui permette à la fois de communiquer par message privé mais aussi en créant des “groupes” de discussion, publics ou privés.
Afin de passer de l’écrit à l’oral, n’hésitez pas à vous orienter vers une plateforme qui propose également des vidéoconférences.

Certaines solutions fournissent à la fois des fonctionnalités de gestion de projet, de communication et de visioconférences. 

POUR COLLABORER AU QUOTIDIEN
 

1.Azendoo - management de projet et collaboration
Azendoo est un outil de collaboration et de productivité pour les équipes multi-réparties.
Grâce à un espace de travail collaboratif unique, les équipes peuvent communiquer et avoir accès à la même information, d’où qu’elles soient. La gestion des documents est facilitée grâce aux nombreuses intégrations présentes sur l'outil : Evernote, Google Drive, Slack, Box etc. Ainsi, Azendoo réduit considérablement le nombre de mails envoyés et améliore le travail en équipe.
 
2. Quip - documents partagés et collaboratifs
Quip est l’outil parfait pour travailler en équipe multi-répartie !
Il s’agit d’une application web et mobile facilitant le travail en commun et la collaboration. Chaque personne de l’équipe a accès au même document en ligne, peut identifier les derniers changements effectués, et échanger avec ses collègues grâce au chat interne au sein du document.
Quip permet également d’intégrer des sondages, d’éditer des images ou de suivre l’avancement du projet grâce à un calendrier intégré et des indicateurs de suivi dynamiques.
 
3. Deekit - un tableau blanc en ligne
Deekit est un tableau blanc en ligne, permettant aux équipes en télétravail d’écrire, de dessiner, de modifier ou d’ajouter du contenu en temps réel.
Disponible sur ordinateur, tablette et smartphone, Deekit facilite la communication visuelle et la collaboration entre les membres d’une équipe.
Du brainstorming au design, en passant par la prise de note en réunion, Deekit vous accompagne au quotidien.

POUR MIEUX COMMUNIQUER À DISTANCE

4. My Meeting Time - pour trouver facilement des créneaux de travail en commun entre différents fuseaux horaires
My Meeting Time est un simple site internet doublé d’une extension Chrome pour vous aider à organiser facilement vos réunions internationales.
Indiquez votre ville et celle des différents participants à la réunion, et My Meeting Time vous trouve automatiquement les plages horaires possibles sur les heures habituelles de travail. C’est aussi simple que ça !

5. RingOver - pour gérer vos appels où que vous soyez
Avec l’application web et mobile RingOver, votre téléphone professionnel vous suit d’où que vous travailliez : au bureau, chez vous, dans un espace de coworking, en déplacement, à l’étranger…
RingOver facilite également le télétravail grâce à ses fonctionnalités collaboratives : conférence téléphonique, invitation à rejoindre un appel, contacts partagés, messagerie interne… et bien d’autres !

6. Slack - team communication
Slack est une plateforme de chat interne qui réunit tous vos flux de communication, offrant à chacun un espace de travail partagé où les conversations sont organisées et accessibles. Il permet aux équipes d’échanger, de partager des documents, de collaborer… d’où qu’elles soient.
Slack est particulièrement utile aux équipes travaillant à distance: la messagerie facilite les échanges et permet d’organiser les discussions par équipe ou projet et la fonctionnalité de partage d’écran rend la collaboration multi-site bien plus simple !
Comme en témoigne un de leurs clients, Zapier, le partage d’écran interactif, qui permet aux participants d’un appel Slack de cliquer, faire défiler, taper et même d‘éditer ce qui est partagé sur l'écran de présentation, est un véritable point d’ancrage pour leurs opérations.

POUR GÉRER L’HUMAIN MÊME À DISTANCE

7. Namely - pour gérer vos ressources humaines à distance
Namely est une plateforme de gestion des ressources humaines permettant de gérer les salaires, les bonus, les horaires de travail, et bien plus.
Namely crée une expérience unique pour les employés en télétravail :
8. TeamMood - pour mesurer le bien-être de ses équipes au travail
TeamMood est un petit outil extrêmement simple d’utilisation qui permet de mesurer le bien-être au travail. À l’aide d’une simple enquête quotidienne envoyée par email ou sur slack, chaque membre de votre équipe peut indiquer anonymement son humeur du jour et partager un commentaire.
TeamMood est particulièrement utile pour mesurer le bien-être de salariés à distance. Comment savoir si tout se passe bien sans se voir de visu ou discuter de manière informelle autour d’un café ? TeamMood offre un espace de liberté pour s’exprimer en toute confidentialité, et s’assurer que toute l’équipe se sent bien dans ses baskets.

9. Take a break please - pour s’obliger à faire des micro-pauses régulièrement
Take a break, please est une web-app fonctionnant sur Mac, qui oblige ses utilisateurs à faire des pauses régulièrement et lever les yeux l’ordinateur.
Un des pièges du télétravail est d’enchaîner les heures derrière son ordinateur : pas de collègue, pas de pause café. Avec ‘Take a break, please’, vous pouvez régler le temps de travail entre chaque pause et la durée des pauses. À l’heure prévue, votre écran d’ordinateur se bloque, vous obligeant à faire cette fameuse pause.
Hong Wee Teo a commencé à développer des produits digitaux il y a quelques année pour s’amuser – et pour un hobby, le résultat est impressionnant : http://supporturl.tumblr.com/. Selon son créateur, Take a break, please est très utile car fixer l’écran de son ordinateur pendant trop longtemps est mauvais pour la santé.

Avec ces outils, vous avez toutes les cartes en main pour travailler à distance dans les meilleurs conditions et par conséquent d'accroître votre productivité ! Profitez-en :)

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